成功人士都知道的15個時間管理祕密

02丟掉待辦清單，行事曆才是王道

說到時間管理，你腦中第一個浮現的工具是什麼？我想十個有八個會回答待辦清單吧！我們從小就被教育，要把該做的事情一條一條列出來，完成一項就劃掉一項，感覺超有成就感的，不是嗎？但是，如果我現在告訴你，根據作者的訪談，那些真正的成功人士，像是億萬富翁馬克・庫班，他們根本不用待辦清單，你會不會覺得很傻眼？ 沒錯，這本書提出了一個顛覆我們傳統認知的震撼觀點：丟掉你的待辦清單！為什麼？待辦清單到底有什麼問題？作者一針見血地指出了幾個致命傷。首先，待辦清單沒有時間維度。它只告訴你要做什麼，卻沒告訴你什麼時候做以及要花多久做。結果就是，那張清單上可能列了二十件事，有些五分鐘能搞定，有些要花五個小時。你看著那張落落長的清單，壓力就先來了，很容易就產生反正也做不完，明天再說吧的拖延心態。 其次，待辦清單無法區分重要性和緊急性。我們人性有個弱點，就是喜歡先做簡單、能快速看到成果的事。所以，你可能會先把回覆訊息、收發這些簡單的項目劃掉，獲得短暫的快感。但那些真正重要、需要長時間專注的任務，像是規劃下半年的業務策略、學習一門新技能，就永遠被排在清單的底端，日復一日，直到變成緊急事件。這就是為什麼很多人明明感覺自己忙了一整天，劃掉了十幾個項目，但到了年底卻發現，自己好像沒什麼實質的進步。 最後，待辦清單是壓力的來源。看著一堆永遠做不完的項目，只會讓我們感到焦慮和挫敗。每天結束時，不是帶著滿足感，而是帶著啊，今天又有五件事沒做完的罪惡感上床睡覺。 那不用待辦清單，要用什麼？答案就是：行事曆。沒錯，就是你手機或電腦裡那個看似平凡無奇的行事曆。成功人士不列清單，他們排行程。他們把所有要做的事情，無論大小，都當作一個預約，直接放進自己的行事曆裡，這個方法就叫做時間區塊法。 這聽起來好像沒什麼了不起？不，這其中的差別可大了。當你把寫報告這件事，從待辦清單上的一個項目，變成行事曆上星期二下午兩點到五點的一個區塊時，神奇的事情就發生了。首先，你被迫去估計完成這項任務所需的時間。這讓你對自己的工作量有了更實際的掌握，而不是天馬行空地把所有事情都塞進一天。 其次，它幫你把意圖轉化為承諾。當你在行事曆上排定了時間，你就等於跟自己立下了一個約定：嘿，老兄，下午兩點我們要專心寫報告喔！這比起一個漂浮在清單上的模糊項目，有著更強的約束力。你總不好意思跟自己爽約吧？ 更重要的是，時間區塊法可以有效地保護你的專注力。當你規劃好某個時段要做某件事時，你就能理直氣壯地排除所有干擾。有同事來找你聊天？不好意思，我現在到五點有個 （跟自己的也是啊！），五點後我們再聊。有新的 email 進來？你可以很安心地告訴自己：我排了四點半處理，現在不是時候。 書中舉了一個很棒的例子，想像一下你的生活就像一個空的玻璃罐。那些大的、圓的、最重要的石頭，就是你的最重要任務，像是家庭時間、重要的工作專案、運動等等。而那些小碎石和沙子，就是日常瑣事，像是回訊息、處理雜務。如果你先把沙子和碎石倒滿整個罐子，那些重要的大石頭就再也放不進去了。這就是我們多數人的生活寫照，被瑣事填滿，沒有空間留給真正重要的事情。 但如果反過來，你先規劃把大石頭放進行事曆，你會發現，那些小碎石和沙子，自然會找到縫隙填滿其中。這就是時間區塊法的精髓：先為重要的事情確保時間，瑣事自然會各就各位。 所以，具體該怎麼做呢？非常簡單。第一步，拿出你的行事曆。第二步，把你前一章學到的最重要任務，優先安排進去，通常是早上的黃金時段。第三步，把其他相對固定的事情也排進去，例如開會、處理 email 的時間（例如固定早上十一點和下午四點各半小時）、午餐、通勤、運動。甚至連休息、滑手機耍廢的時間都可以排進去！沒錯，你沒看錯，安排一個耍廢區塊，例如晚上八點到九點，在這個時間內你可以盡情地放空，但時間一到，就要切換到下一個行程。 這樣做的好處是，你的人生會從被動反應模式，切換到主動規劃模式。你不再是被各種突發狀況追著跑的消防員，而是掌握自己時間的指揮官。一開始可能會覺得很卡，好像被綁手綁腳，但相信我，只要持續一兩個禮拜，你會愛上這種一切盡在掌握的感覺。你會發現，原來自己每天可以用的時間這麼多，原來沒時間常常只是一個藉口。所以，從現在開始，勇敢地跟你的待辦清單說再見，然後，好好地跟你的行事曆，談一場戀愛吧！

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