您將學到
1. 掌握每天的待辦事項 2. 分辨重要事情的小技巧 3. 工作與休閒的平衡 4. 用更好的方式處理事情，讓自己放輕鬆 5. 記錄成果，達成目標 6. 提升你的時間管理能力 重點
01戴上「協調員」的全新眼鏡
是不是常常覺得，生活就像一場永遠打不完的地鼠遊戲？這邊工作專案的截止日期快到了，那邊家裡小孩的學校通知單要簽；手機的 LINE 訊息不斷跳出來，電子郵件也像雪片般飛來。我們每天都在扮演救火隊的角色，疲於奔命，但混亂似乎從未減少，反而變本加厲。我們被灌輸的觀念，總是要「戰勝」混亂、「征服」時間，但結果呢？多數時候，我們只是被混亂 K.O.，累得筋疲力盡，還充滿了挫敗感。 但如果，我們從一開始就想錯了呢？《混亂協調員》這本書開宗明義，就拋出一個顛覆性的觀念：混亂是人生的常態，你永遠無法消滅它，你該做的，是去「協調」它。 這就像試圖讓大海不起波浪一樣，是不可能的任務。一個聰明的衝浪手，不會試圖讓海面平靜，而是學會如何在浪頭上駕馭浪板，甚至享受乘風破浪的快感。我們，也要成為人生的衝浪手。 要做到這點，第一步，也是最關鍵的一步，就是進行一場深刻的「心態轉變」。我們要從一個被動的「混亂受害者」，轉變為一個主動的「混亂協調員」。這聽起來有點玄，對吧？讓我說個書中的例子，你就明白了。書中提到一位名叫小雅的行銷經理，她的人生堪稱是「混亂」的代名詞。她同時要負責三個大客戶的年度企劃，底下帶領一個五人團隊，同時她還是兩個孩子的媽媽，大兒子正在準備升學考試，小女兒剛上幼稚園，每天都有新的狀況。除此之外，她還答應了大學同學，要幫忙籌辦年底的同學會。 過去的小雅，就是典型的「混亂受害者」。她每天的口頭禪是：「天啊！事情怎麼這麼多！」、「我快瘋了！」她把所有事情都當成敵人，試圖用更長的工作時間、更少的睡眠來「消滅」這些任務。結果，她不但身心俱疲，工作效率低落，還經常對家人發脾氣，親子關係和夫妻關係都變得緊張。她覺得自己像一顆被四面八方拉扯的橡皮筋，隨時都會斷掉。 後來，在一次幾乎讓她崩潰的專案發表會後，她接觸到了「混亂協調員」這個概念。她決定換一副眼鏡看世界。她不再問：「我該如何『做完』所有事？」而是問：「在這麼多事情當中，我身為『協調員』，最重要的任務是什麼？我該如何調度資源，讓這場看似混亂的戲，演得下去，甚至演得精彩？」 這個心態的轉變，帶來了巨大的連鎖反應。她開始意識到，她不是一個被淹沒在待辦事項汪洋中的溺水者，而是一位站在指揮台上的樂團指揮。眼前這些看似雜亂無章的任務，就像是不同聲部的樂器——工作是激昂的銅管，家庭是溫暖的弦樂，人際關係是輕快的木管，而她自己的身心健康，則是穩定節奏的定音鼓。一個好的指揮，不會要求小提琴發出長號的聲音，也不會讓所有樂器從頭到尾都用最大音量演奏。她要做的是，在對的時間，讓對的樂器，用對的力度，發出聲音，共同譜出一首和諧的交響樂。 於是，小雅的行動改變了。她不再把所有事情都攬在自己身上。在公司，她召集團隊開會，不再只是分配任務，而是攤開所有專案的目標與挑戰，問大家：「我們是一個團隊，就像一個交響樂團，要怎麼分工合作，才能讓演出最成功？」她開始授權，讓資深組員負責一部分的客戶溝通，讓擅長創意的組員專心發想，她自己則專注在策略規劃和最終的品質把關上。她從一個事必躬親的保姆，變成了一個真正運籌帷幄的經理。 在家裡，她開了一場家庭會議，坦誠地告訴丈夫和孩子們她的壓力和困境。她不再扮演那個無所不能的超人媽媽。她和丈夫重新分配了家事和育兒的責任，甚至讓準備升學考的兒子負責自己房間的整潔和倒垃圾，讓小女兒學習自己收拾玩具。她驚訝地發現，家人不但沒有抱怨，反而因為感覺到自己被需要、成為家庭這個團隊的一份子而更有責任感。 你看，從「受害者」到「協調員」，改變的不是外界的混亂程度，而是我們內在的身份認同與看待問題的角度。這就像我們在尖峰時段的台北捷運站，如果你是一個被人群推著走的乘客，你會感到煩躁、無助、身不由己。但如果你是負責疏導人流的站務人員，你的任務不是讓人潮消失，而是引導他們順暢地前進，確保大家安全、有效率地抵達目的地。你的心態會立刻從被動承受，轉為主動管理。 成為混亂協調員，意味著我們要接受三件事實： 第一，混亂永遠存在，它是生命力的象徵。完全沒有混亂的人生，可能也代表著一潭死水。 第二，我們的資源（時間、精力、注意力）是有限的，不可能完美處理每一件事。 第三，我們的價值，不在於做了多少事，而在於我們如何「選擇」做哪些事，以及如何有智慧地去安排它們。 所以，從今天起，當你再次感到被排山倒海的任務壓得喘不過氣時，請先深呼吸。然後，在心裡默默地告訴自己：「我不是受害者，我是協...
02你的「混亂分類帽」呢？
好，我們現在已經換上了「混亂協調員」的心態，知道自己是指揮家，不是被淹沒的溺水者了。但問題來了，當你睜開眼睛，看著樂團裡所有樂手都對著你喊：「看我！看我！我最重要！」的時候，你到底該先指揮誰呢？眼前的事情還是堆積如山，到底該從何下手？這就是第二個關鍵步驟：學會為混亂分類。 如果說心態是我們的作業系統，那分類就是我們最重要的應用程式。沒有一個好的分類系統，再強大的作業系統也會因為雜亂無章的檔案而當機。《混亂協調員》裡提出一個非常生動有趣的概念，我把它稱為「混亂分類帽」，就像哈利波特裡的分類帽一樣，它能幫我們把所有待辦事項，都分到它們應該去的學院。但我們的學院不叫葛來分多或史萊哲林，而是四個更實際的象限。 這個概念，其實源自於知名的「艾森豪矩陣」，但作者用更生活化的方式重新包裝了它。你可以拿出一張白紙，畫一個大的十字，把它分成四個象限。橫軸是「緊急程度」，從左到右，由緊急到不緊急。縱軸是「重要程度」，從上到下，由重要到不重要。於是，你就得到了四個格子： 1. 右上象限：緊急又重要（必須立刻處理的猛獸） 2. 左上象限：重要但不緊急（需要耐心灌溉的寶藏） 3. 右下象限：緊急但不重要（看似嚇人的紙老虎） 4. 左下象限：不重要不緊急（可以隨手丟掉的垃圾） 我們大多數人，之所以覺得生活混亂，就是因為我們把 80% 的時間，都花在了「緊急又重要」和「緊急但不重要」這兩個右半邊的象限裡。我們像個消防隊員，整天忙著滅火，電話響了就接，LINE 跳出通知就回，老闆臨時交代一個任務就馬上處理。我們被「緊急」這個假象綁架了，讓我們誤以為所有緊急的事，都同等重要。 書裡舉了一個工程師阿偉的例子，他就是「緊急島嶼」的標準居民。某天早上，他一到公司，就面臨了以下狀況： A. 昨天上線的系統出現一個小 bug，客戶回報有效能問題。（緊急又重要） B. 產品經理跑過來說，有個新功能競爭對手上線了，我們能不能兩週內也做出來？（緊急但不重要） C. 人力資源部寄信來，提醒大家下午三點前要完成年度健康問卷。（緊急但不重要） D. 他原本計畫今天，要花一個下午的時間，來研究一個新的程式架構，這對公司未來三年的技術發展至關重要。（重要但不緊急） E. 同事傳來一個團購網址，說某家知名的肉乾今天下午五點前下單打八折。（不重要不緊急） 過去的阿偉，會怎麼做？他可能會先被產品經理的焦慮感染，立刻投入新功能的評估，然後被信件通知打斷，花十分鐘填寫問卷，再回頭處理客戶的 bug，等到他終於能靜下心來，已經是下午四點半了，他疲憊不堪，根本沒心力研究那個新架構，於是就點開團購網址，想說買個東西犒賞自己一下好了。結果，最重要的事情，又被推遲了一天。 但當阿偉戴上了「混亂分類帽」之後，他的做法完全不同了。他會這樣分類： A. 客戶的 bug：這會影響公司信譽和收入，絕對是緊急又重要，必須馬上列為第一優先。 B. 產品經理的新功能：這件事「看起來」很緊急，因為牽涉到競爭壓力。但它真的「重要」嗎？它符合我們這一季的策略目標嗎？還是只是產品經理的一時焦慮？阿偉把這件事歸類為緊急但不重要。他要做的是「管理」這件事，而不是立刻「執行」。他可以跟產品經理說：「我收到你的需求了，這很重要。我現在需要先處理一個緊急的線上問題，處理完後，我會花一小時評估這個新功能的可行性與所需資源，下午四點跟你對焦。」他把一個燙手山芋，變成了一個可控的任務。 C. 人資部的問卷：這很緊急，因為有截止時間。但它對阿偉的核心工作來說，重要性很低。這也是緊急但不重要。他可以在行事曆上設定一個下午兩點五十分的提醒，花十分鐘快速解決就好，不需要讓它佔據早上的黃金工作時間。 D. 研究新架構：這件事完全不緊急，沒有人會來催他。但它卻是所有事情裡，最重要的一件。它關係到阿偉的專業成長和公司的長期競爭力。這就是需要被保護的「寶藏」。 E. 團購肉乾：這顯然是不重要不緊急，可以直接忽略，或者丟到「如果還有剩餘時間再說」的清單裡。 經過這樣的分類，阿偉的行動路線圖就非常清晰了：早上全力解決 A，然後用一小段時間回覆 B 和處理 C，下午則為 D 保留一大塊不受打擾的「深度工作」時間。他從一個被動反應的救火隊員，變成了一個主動規劃的策略家。 這個分類帽的精髓，在於逼我們去思考「重要性」的真正定義。什麼是重要的事？作者提出一個簡單的判斷標準：重要的事，是指那些能讓我們更接近長期目標的事。 對阿偉來說，他的長期目標是成為一個頂尖的架構師，所以研究新技術就是重要的；對公司來說，長期目標是提供穩定可靠的服務，所以修復 bug 就是重要的。而那些臨時插隊的需求、無關緊要的行政瑣事，雖然可能很緊急，但它們往往跟我們的長期目標關係不大。 成為一個好的混亂協調員，意味著我們要刻意地、勇敢地，把我們的時間和精力，從右半邊的「緊急象限」，慢慢轉移到左上角的「重要但不緊急」象限。這裡的事情，通常不會自己大聲嚷嚷，它們很安靜，很容易被忽略，例如：規劃下一季的工作目標、學習一項新技能、維繫重要的客戶關係、陪伴家人、定期運動、閱讀一本好書。這些事，短期內不做，天不會塌下來，但長期累積下來，卻是決定我們人生高度和幸福感的關鍵。 所以，從現在開始，每天早上，或是前一天晚上，花個十五分鐘，戴上你的混...
03. 管理精力，而非時間
04. 打造你的人生儀表板
05. 當系統當機時，如何重啟？
06. 你不是一個人的混亂孤島
07. 結語
關於 June & Lucy
June & Lucy 創辦人克里斯汀・鮑曼（Kristin Bowman）是一位書法家、手寫字設計師與平面設計師。2016 年，她在得知兒子將帶著罕見的骨骼發育不全疾病出生後，為了支應家庭的醫療開銷而創立了 June & Lucy。即使面臨生活與家庭的多重挑戰，她的品牌仍隨著家庭成長而不斷擴展。克里斯汀創作各式充滿美感的書籍、手帳、兒童書、日誌、服飾與居家用品，希望為人們的生活帶來陽光與喜悅。
