成為主管的第一年

02別當隱形人主管

好，既然你已經下定決心，要從一個超級執行者，轉變成一個超級教練，那第一步該做什麼？是立刻召集大家開會，宣布你的鴻圖大志嗎？還是開始一個一個盯他們的專案進度？先等等，這些都不對。身為一個新官上任的主管，你最重要、最緊急、最需要立刻開始做的一件事，其實是——和你的團隊成員進行「一對一對談」（One-on-One）。 聽到「一對一」，你腦中浮現的畫面是什麼？是不是那種很嚴肅的，你坐在大桌子的一端，員工坐在另一端，然後你拿著一張清單，問著：「欸，你上禮拜那個案子進度怎樣了？KPI達到沒？有沒有什麼問題？」如果這就是你想像中的一對一，那很抱歉，你可能從一開始就走錯方向了。 茱莉在書中強調，一對一的核心目的，絕對不是主管對員工的「進度質詢大會」。恰恰相反，一場好的一對一，「主角應該是員工，而不是主管」。這場會議是專門為他而開的，是你特地為他保留的專屬時間，目的是為了理解他、支持他、幫助他。把它想像成一個「信任存款」的帳戶好了，每一次真誠、有建設性的一對一，你都是在往這個帳戶裡存錢。當帳戶裡的存款夠多時，未來你需要給予他直接的回饋、要求他挑戰困難的任務，甚至是在團隊面臨危機時，他才會願意相信你、跟隨你。反之，如果你每次都只是在查勤，那就像是不斷地從這個帳戶提款，很快地，你們之間的信任就會被你提領一空。 那麼，一場有效的一對一，到底該怎麼進行呢？ 首先，頻率要固定。對於你的直屬下屬，理想的頻率是「每週一次」，每次30分鐘。你可能會想：「天啊，我團隊有五個人，這樣一週就要花掉兩個半小時耶！我有那麼多美國時間嗎？」問得好。但請反過來想，如果你連這點時間都不願意投資在你的團隊成員身上，你又怎麼能期待他們為團隊、為你投入心力呢？固定的頻率代表著一種承諾：「嘿，你對我來說很重要，我固定會把這段時間留給你。」這會帶來巨大的安定感。而且，千萬不要隨便取消或改期。當你輕易地取消一對一，你傳達的訊息就是：「唉呀，有個更重要的事情插進來了，所以跟你的會談就先算了吧。」這對信任感的傷害是很大的。 接著，地點跟氛圍也很重要。如果可以，盡量不要在充滿肅殺之氣的會議室裡進行。可以找個咖啡廳的角落，或是在公司茶水間比較輕鬆的沙發區。重點是創造一個讓人可以放鬆、願意說真話的環境。一開始，你可以先從一些輕鬆的話題暖場，像是「上個週末過得怎麼樣啊？」或是「最近有沒有追什麼劇？」之類的。不要小看這些閒聊，這是建立人際連結的開始。 再來，就是最關鍵的「提問」了。記住，你的角色是引導者，而不是審問者。多問「開放式問題」，少問「是非題」。茱莉建議了幾個非常好用的開場問題，你可以輪流使用： 「最近工作上，有沒有什麼事情讓你特別有成就感？」 這個問題能幫助你了解他的長處，以及什麼樣的工作能激發他的熱情。當你知道他對某種類型的工作特別在行，未來就能更精準地指派任務。 「這禮拜，有沒有碰到什麼讓你覺得卡關或沮رست的事情？」 這是你身為主管最重要的價值所在。你的任務就是要幫他們「移除路障」。這個路障可能是他跟某個跨部門的同事溝通不良，可能是他覺得手上的工具不好用，也可能是他對專案的方向感到困惑。你必須讓他知道，他是可以向你求助的，而你會盡力去幫他解決。 「你對你目前的工作與職涯發展，有什麼想法嗎？」 這個問題著眼於他的長期發展。他想成為一個更資深的專家，還是也想跟你一樣走向管理職？他對公司哪個領域的業務特別有興趣？一個好的主管，不只關心員工這個月的績效，更關心他未來三年的成長。當你願意跟他一起規劃他的職涯地圖，他會感覺到自己不只是一個被利用的螺絲釘，而是一個被重視的人才。 「整體來說，你現在的心情或能量狀態如何？從1到10分，你給自己打幾分？」 這是一個非常直接，卻也常被忽略的問題。我們常常只關心員工作為一個「員工」的表現，卻忘了他也是一個會開心、會難過、會疲憊的「人」。關心他的身心狀態，代表你真心在乎他這個人。也許他最近家裡有事，導致心煩意亂，如果你能適時地表達關懷與支持，他會感念在心。 在一對一的過程中，還有一個超級重要的技巧，就是「傾聽」。而且不是那種他一邊講、你一邊在心裡想著等下要怎麼回話的「假性傾聽」，而是「積極傾聽」。也就是，當他在說話時，你會適時地點頭、給予「嗯哼」、「原來如此」這樣的回應，甚至在他講完一段後，你會試著用自己的話總結一次：「所以你的意思是…我這樣理解對嗎？」這會讓他感覺到自己說的話真的有被聽進去。 我們來想像一個台灣辦公室的常見情境。小陳是你的團隊成員，他最近看起來有點悶悶不樂，工作效率也下降了。 一個「隱形人主管」可能會這麼做：他可能根本沒發現小陳的異狀。就算發現了，他也只會在茶水間遇到時隨口問一句：「欸小陳，還好嗎？」小陳八成會回：「喔，沒事啦。」然後對話就結束了。主管心想：「他說沒事，那應該就沒事吧。」於是問題就繼續被擺爛。 而一個懂得運用一對一的主管會怎麼做呢？在每週固定的一對一時間，他會先輕鬆地開場：「小陳，來杯咖啡吧。最近還好嗎？我看你好像有點累的樣子。」然後，他會運用前面提到的問題：「這禮拜工作上有沒有碰到什麼讓你覺得比較煩心的事？」一開始，小陳可能還是會說「還好啦」，但因為這是一個專屬的、有安全感的談話時間，主管可以進一步追問：「真的嗎？別擔心，有什麼狀況都可以提出來，我們一起想辦法。我主要是擔心你是不是碰到什麼困難了。」 在這樣真誠的關心下，小陳可能就會卸下心防，說出他最近為了跟另一個部門的窗口小李要一份重要的數據，但小李總是很忙，拖了好幾天都沒給他，導致他的專案進度卡住了，讓他非常焦慮。 這時候，主管的價值就體現出來了。他可以說：「原來是這樣，這確實很讓人困擾。辛苦你了。這樣好了，我跟小李的主管也蠻熟的，我下午跟他那邊溝通一下，看能不能把這件事的優先級提高。你這邊就先進行其他部分，不要讓這件事影響你太久。」 你看，透過短短30分鐘的一對一，主管不僅找出了問題的根源，提出了具體的解決方案，更重要的是，他讓小陳感覺到「我的主管是我的後盾，他會罩我」。這就是「信任存款」最有效的一筆存入。當這種存款累積得越來越多，你的團隊就會越來越穩固，成為一個打不散的堅實部隊。別再當那個只會看報表、只會問KPI的隱形人主管了，從下個禮拜開始，就為你的每個團隊成員，預約一段專屬於他的時間吧！

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